1. Ruang lingkup
Absensi Matahati disediakan untuk menunjang pencatatan kehadiran, jadwal kerja, pengajuan izin karyawan, dan administrasi HR internal. Penggunaan aplikasi dibatasi bagi pengguna yang memiliki akun resmi dari perusahaan.
Bagi karyawan, pencatatan kehadiran merupakan bagian dari prosedur kerja. Aplikasi iOS adalah salah satu sarana mobile bersama platform lainnya. Bagi HRD, aplikasi iOS merupakan pendamping backoffice web, bukan pengganti seluruh fungsi administrasi.
2. Akun dan keamanan
- Gunakan akun milik sendiri dan jangan membagikan kata sandi, token, atau akses kepada pihak lain.
- Pastikan informasi yang diajukan dalam aplikasi benar dan relevan dengan kegiatan kerja.
- Laporkan kehilangan perangkat atau dugaan akses tanpa izin kepada HRD atau administrator.
3. Absensi, lokasi, dan pengajuan
Fitur absensi dapat memerlukan izin kamera, lokasi, dan verifikasi wajah, serta dapat menerapkan aturan lokasi atau Wi-Fi kantor sesuai kebijakan perusahaan. Penolakan izin yang diperlukan dapat menghalangi pengiriman.
Absen manual, lupa absen, izin tidak masuk, dan sakit mengikuti alur permintaan serta persetujuan HRD. Pengajuan bukan jaminan persetujuan otomatis.
4. Pendaftaran dan verifikasi wajah
Pengguna yang memakai absensi wajah perlu mendaftarkan foto wajah dan menunggu persetujuan sesuai alur aplikasi. Verifikasi wajah menggunakan AWS Rekognition. Pengguna wajib menggunakan wajahnya sendiri dan tidak melakukan upaya memanipulasi proses verifikasi.
Penggunaan foto dan data wajah dijelaskan lebih lanjut dalam Kebijakan Privasi.
5. Administrasi HR dan penggajian
Petugas HR hanya boleh menggunakan fitur yang sesuai dengan hak aksesnya. Pengelolaan administrasi yang tidak tersedia di iOS, termasuk pembuatan dan koreksi payroll, dilakukan melalui backoffice perusahaan.
Karyawan dapat meninjau, menerima, atau menolak informasi penggajian sesuai fitur yang tersedia. Payroll yang ditolak dapat tidak lagi muncul di daftar iOS sampai diproses lebih lanjut oleh HRD.
6. Ketersediaan dan penyesuaian layanan
Pengelola dapat melakukan pemeliharaan, pembaruan, atau penyesuaian layanan sesuai kebutuhan operasional. Kendala jaringan, layanan lokasi, kamera, atau layanan eksternal dapat memengaruhi fungsi tertentu.
Ketentuan ini melengkapi kebijakan internal dan prosedur HRD perusahaan; apabila terdapat perbedaan, pengguna sebaiknya menghubungi HRD untuk penjelasan yang berlaku pada hubungan kerjanya.
7. Kontak
Untuk masalah penggunaan atau pertanyaan mengenai ketentuan ini, hubungi it.matahati@gmail.com atau HRD melalui jalur internal perusahaan.