1. Pengelola dan cakupan
Absensi Matahati merupakan aplikasi iOS untuk kegiatan absensi dan administrasi kepegawaian internal Matahati Cafe. Pengelolaan informasi dalam layanan ini dilakukan oleh Matahati Cafe melalui petugas perusahaan yang berwenang (selanjutnya disebut Pengelola).
Kebijakan ini berlaku untuk penggunaan aplikasi iOS beserta layanan server dan backoffice yang mendukungnya. Aplikasi ditujukan bagi karyawan dan HRD yang memiliki akun resmi, bukan untuk masyarakat umum atau anak-anak.
2. Informasi yang diproses dan sumbernya
- Informasi akun dan kepegawaian: nama, email, jabatan/peran, departemen, status keaktifan, dan informasi sesi login. Data akun dapat dibuat atau diperbarui oleh petugas perusahaan.
- Kehadiran, jadwal, dan permintaan: waktu absensi, riwayat, jadwal kerja, alasan absen manual atau izin/sakit, foto bukti, serta keputusan persetujuan oleh HRD.
- Lokasi dan jaringan: koordinat perangkat saat menggunakan fitur pengiriman absensi/permintaan, nama tempat hasil pencarian alamat, serta SSID Wi-Fi yang tersedia jika digunakan untuk aturan lokasi. Jika GPS tidak dapat memberikan koordinat pada kondisi tertentu, sistem dapat mencatat status lokasi tidak tersedia dengan koordinat penanda 0,0.
- Foto dan pengenal wajah: tiga foto pendaftaran wajah, foto wajah pada saat absensi, dan data identifikasi/pencocokan melalui AWS Rekognition. Foto absensi merupakan bukti transaksi kehadiran yang terpisah dari foto pendaftaran wajah.
- Penggajian: informasi penggajian yang ditampilkan, status penerimaan atau penolakan, alasan penolakan, dan permintaan pengiriman slip melalui email.
- Informasi teknis: informasi perangkat yang dikirim aplikasi, data sesi autentikasi, dan catatan sistem yang diperlukan untuk operasi, keamanan, serta penanganan kendala.
Informasi diperoleh dari data yang disediakan perusahaan, input pengguna, foto yang diambil melalui kamera, informasi lokasi saat fitur terkait digunakan, dan sistem administrasi internal yang terhubung.
3. Tujuan pemrosesan dan perizinan
Data digunakan untuk autentikasi, pencatatan dan verifikasi kehadiran, pemeriksaan lokasi/Wi-Fi, penanganan pengajuan serta persetujuan HRD, pengelolaan jadwal, penyajian penggajian, keamanan sistem, audit dan administrasi kepegawaian.
Kamera diakses ketika pengguna menjalankan fitur pengambilan foto. Layanan Lokasi diperlukan untuk alur pengiriman absensi dan pengajuan; ketika dinonaktifkan, pengiriman tersebut diblokir. Aplikasi tidak dirancang untuk melacak perjalanan pengguna secara terus-menerus di latar belakang.
Pemrosesan foto wajah digunakan untuk verifikasi kehadiran, bukan iklan atau pemasaran.
4. Penyedia layanan dan pengungkapan data
- AWS Rekognition: menerima gambar wajah melalui layanan server untuk pendaftaran, penyimpanan pengenal wajah, dan pencocokan absensi. Pengelola menggunakan fasilitas penghapusan AWS saat reset pendaftaran wajah atau data purge.
- Nominatim / OpenStreetMap: server aplikasi terlebih dahulu memeriksa nama lokasi yang tersimpan di cache. Apabila tidak ditemukan nama tempat yang sesuai, koordinat dapat dikirim melalui server ke Nominatim untuk memperoleh nama tempat atau alamat.
- Hosting dan layanan email: digunakan untuk operasi server, basis data, penyimpanan file, dan pengiriman email slip gaji atas permintaan pengguna.
Data tidak dijual atau digunakan untuk penargetan iklan. Akses diberikan kepada petugas yang berwenang dan penyedia layanan sesuai kebutuhan fungsi tersebut, atau apabila diperlukan untuk memenuhi kewajiban hukum. Pemrosesan oleh penyedia tertentu dapat melibatkan infrastruktur di luar Indonesia.
Pengelola bertanggung jawab menilai pengamanan dan ketentuan pemrosesan data dari penyedia yang digunakan, membatasi pengungkapan sesuai tujuan, dan mengupayakan perlindungan data yang sepadan dengan kebijakan ini serta kewajiban yang berlaku.
5. Keamanan dan pembatasan akses
Komunikasi aplikasi dengan server menggunakan HTTPS dan akses memerlukan autentikasi. Fitur dan data dibatasi menurut peran dan kewenangan pengguna, termasuk cakupan departemen untuk petugas HRD bila dikonfigurasi.
Pengguna diharapkan menjaga kerahasiaan akun dan segera melapor jika perangkat hilang atau ada dugaan akses tidak sah. Seperti sistem daring lainnya, keamanan mutlak tidak dapat dijamin.
6. Retensi dan penghapusan data
Data kehadiran dan administrasi
Riwayat absensi, pengajuan izin, jadwal kerja, dan penggajian disimpan selama hubungan kerja karyawan berlangsung. Sesudah hubungan kerja berakhir, akun dapat dinonaktifkan tanpa menghapus data secara otomatis. Data dapat tetap disimpan untuk kebutuhan administrasi, audit, kewajiban hukum, atau penyelesaian perselisihan.
Data yang memenuhi ketentuan penghapusan dapat dihapus melalui prosedur data purge pada backoffice oleh petugas yang berwenang. Foto pendukung absensi dan pengajuan izin dapat memiliki kebijakan retensi operasional tersendiri dan dihapus secara terpisah dari catatan transaksi.
Data pendaftaran biometrik wajah
Foto pendaftaran wajah dan pengenal wajah di AWS Rekognition disimpan selama diperlukan untuk verifikasi kehadiran. Jika karyawan mereset pendaftaran wajah, sistem menghapus pengenal wajah sebelumnya di AWS Rekognition beserta foto pendaftaran terkait. Penghapusan tersebut tidak otomatis menghapus foto bukti absensi yang telah dibuat sebelumnya.
Penonaktifan akun atau berakhirnya hubungan kerja tidak otomatis menghapus data biometrik yang tersisa. Penghapusannya dilakukan melalui prosedur data purge yang dijalankan petugas berwenang setelah mempertimbangkan kebutuhan dan kewajiban penyimpanan.
7. Hak pengguna, pilihan izin, dan kontak
Pengguna dapat mengajukan permintaan informasi, koreksi data, peninjauan pemrosesan, atau penghapusan data pribadi melalui HR maupun email it.matahati@gmail.com. Permintaan penghentian atau penghapusan akun yang dikelola perusahaan diproses melalui HRD sesuai kewenangan dan kewajiban administrasi.
Izin kamera dan lokasi dapat diubah melalui Pengaturan iOS. Penarikan izin membatasi fitur terkait, tetapi tidak secara otomatis menghapus riwayat yang telah dicatat sebelumnya. Untuk menghentikan pendaftaran wajah saat ini, gunakan fitur reset wajah dalam aplikasi atau hubungi HRD jika memerlukan bantuan.
Jangan kirim kata sandi atau foto identitas sensitif melalui email biasa. Tim dukungan dapat meminta verifikasi yang diperlukan sebelum menangani permintaan data.
8. Perubahan kebijakan
Kebijakan dapat diperbarui sesuai perubahan fitur, kebijakan perusahaan, atau ketentuan yang berlaku. Perubahan dipublikasikan di halaman ini bersama tanggal pembaruan.
Situs dukungan ini tidak memasang skrip iklan atau analitik pihak ketiga. Server web dapat mencatat log teknis untuk keamanan dan pemeliharaan.